У договору са Управом царине сачињен је образац потврде о донацији , односно хуманитарној помоћи . За издавање ове потврде потребно је да нам се доставе следећи подаци :
• Пошиљалац
• Прималац ( ако не знате примаоца онда најбоље навести царинска испостава Терминал Београд )
• Што детаљнија спецификација робе која се превози ( нпр. храна , вода за пиће , хигијенски материјал )
• Количина и вредност робе
• Врста превоза и подаци о превозном средству и возачу
• Оријентационо време и место преласка државне границе

Управа царина Републике Србије наложила је свим царинарницама у Републици Србији да се поступак са пошиљкама хуманитарне помоћи на граничним прелазима приликом уласка у царинско подручје Републике Србије и њихово пријављивање ради упућивања до одредишта , сматрају приоритетним , уз поштовање свих прописаних царинских поступака и процедура .