U dogovoru sa Upravom carine sačinjen je obrazac potvrde o donaciji, odnosno humanitarnoj pomoći. Za izdavanje ove potvrde  potrebno je da nam se dostave sledeći podaci:
•    Pošiljalac
•    Primalac (ako ne znate primaoca onda najbolje navesti carinska ispostava Terminal Beograd)
•    Što detaljnija specifikacija robe koja se prevozi (npr. hrana, voda za piće, higijenski materijal)
•    Količina i vrednost robe
•    Vrsta prevoza i podaci o prevoznom sredstvu i vozaču
•    Orijentaciono vreme i mesto prelaska državne granice

Uprava carina Republike Srbije naložila je svim carinarnicama u Republici Srbiji da se postupak sa pošiljkama humanitarne pomoći na graničnim prelazima prilikom ulaska u carinsko područje Republike Srbije i njihovo prijavljivanje radi upućivanja do odredišta, smatraju prioritetnim, uz poštovanje svih propisanih carinskih postupaka i procedura.